- مقال إداري -
قد يجد البعض إشكالا في تمييز الفرق بين دلالات هذه المصطلحات،
وبالتالي قد لا يستطيع كتابة وثيقة توضح (واجبات ومسؤوليات) الإدارة التي يعمل
فيها وتبعاً لذلك يستطيع كتابة (إجراءات العمل) التي توضّح كيفية تنفيذ تلك
الواجبات والمسؤوليات، ونظراً لأهمية الموضوع أرجوا أن نجد الفائدة فيما سيأتي وأن
نورث المفهوم الصحيح لمن يعمل معنا وتحت إداراتنا، في مرافق العمل التي نعمل فيها.
أولاً الفرق بين (الواجبات) و (المسؤوليات):
عادة ما نقرأ سرد تسلسلي في بعض الوثائق يخلط بين الواجبات
والمسؤوليات دون تصنيف صحيح لتلك الواجبات والمسؤوليات، والسبب غالبا لعدم الدراية
بحقيقة الفرق بين هذين المصطلحين، وبالتالي نجد ازدواجية بين واجبات الرئيس
والمرؤوس أو المدير والموظف بسبب تكرار نفس الواجب تحت اسم كلا منهما، وهنا تأتي
ضرورة التمييز بين المصطلحات.
الواجب: هو ما يتعيّن وجوباً على الشخص القيام به شخصياً دون غيره.
المسؤولية: هو ما قد يقوم به غيرك ولكنك مسؤول عن نتائجه، وبالتالي
فأنت مسؤول عن مراقبته، محاسبته، توجيهه ثم قبوله واعتماده كمرحلة أخيرة، لكنك لا
تقوم بتنفيذ الفعل بنفسك.
لذا يجب أن نفصِل الواجبات عن المسؤوليات، بحيث تأتي الواجبات أولاً
وهو ما يقوم بتنفيذه الرئيس أو المرؤوس شخصيا بنفسه، ثم تأتي المسؤوليات وهي ما قد
يقوم به غيرك لكنك مسؤول عن نتائجه من خلال المراقبة والمحاسبة والتوجيه، ومن هذا
نستنتج أن معظم المسؤوليات تقع على الرئيس أو المدير وأن الواجبات تقع على المرؤوس
أو الموظف.
مثال عام:
الآباء مسؤولون عن جميع شؤون أبنائهم؛
تربيتهم، دراستهم، عباداتهم ... إلخ
الواجب: الصلاة واجب أداؤها على الابن
(الصلاة من واجبات الابن وليست من مسؤولياته).
المسؤولية: الأب مسؤول عن مراقبة ابنه
البالغ ومحاسبته على تقصيره في الصلاة (لا يمكن أن يقوم الأب بواجب ابنه فيصلي
عنه)!.
ثانياً: إجراءات العمل.
الإجراء: هو ما يمكن من
خلاله معرفة الكيفية التي يتم بها تنفيذ الواجب، إذا هو الجواب على السؤال (كيف)؟
إذا عرفنا واجبات ومسؤوليات الرئيس أو المرؤوس أو الإدارة وذكرناها في
نقاط، يأتي السؤال هنا (كيف)؟ كيف ننفذ ذلك الواجب وتلك المسؤولية، وهنا يأتي
السبب لكتابة إجراءات العمل.
إجراءات العمل: توضح
(كيف) يتم تنفيذ الواجبات والمسؤوليات، من خلال الإجابة على التساؤلات التالية أو
بعضها:
1.
من الذي ينشئ المعاملة؟
2.
ما هو النموذج المستخدم؟
3.
كيف يتم التعامل مع حقول النموذج؟
4.
على من يقع واجب تعبئة كل حقل في النموذج؟
5.
من الذي يعتمد المعاملة أو النموذج؟
6.
ماهي القنوات التي تمر بها المعاملة أو النموذج، وماذا يجري في كل
محطة أو قناة؟
7. .... إلخ.
هذه نبذه مختصرة، أرجوا أن تحقق الفائدة، وأن نساهم في تناقل المعرفة، وبالله التوفيق
alshraim@msn.com
